El registro horario lleva siendo obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Durante estos años, la norma ha permitido cierta flexibilidad en el formato: papel, hojas de Excel, sistemas biométricos o aplicaciones digitales eran, en teoría, igualmente válidos siempre que garantizaran fiabilidad, integridad y disponibilidad de los datos. Esa flexibilidad está llegando a su fin.
El Consejo de Estado emitió el 23 de marzo de 2026 un dictamen crítico sobre el nuevo decreto de registro horario digital que impulsa el Ministerio de Trabajo. El informe cuestiona algunos aspectos de la tramitación, pero no detiene la dirección del cambio: el papel y el Excel están en proceso de quedar definitivamente excluidos como sistemas válidos de control horario, y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá acceder de forma remota a los registros de cualquier empresa, sin necesidad de personarse físicamente en el centro de trabajo.
Para cualquier despacho laboral o departamento de RRHH, la pregunta relevante no es exactamente cuándo entrará en vigor el decreto definitivo, algo que sigue sin fecha confirmada de forma oficial. La pregunta relevante es qué está haciendo ya la Inspección de Trabajo con la normativa actual, y qué va a exigir a partir de ahora.
Una digitalización que ya estaba en marcha, ahora con plazos
Conviene aclarar el estado real de la tramitación, porque alrededor de esta ley circula bastante información contradictoria. El Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente del decreto el 30 de septiembre de 2025. Desde entonces, el proceso ha pasado por el periodo de informes preceptivos, incluidos los del Consejo de Estado y la Agencia Española de Protección de Datos, y por la negociación con los agentes sociales. El dictamen desfavorable del Consejo de Estado de marzo de 2026 obliga a revisar el texto, lo que retrasa la publicación definitiva en el BOE, pero no cambia el fondo de la reforma.
Una vez publicado el decreto, entrará en vigor tras el plazo legal estándar de veinte días, y previsiblemente con plazos de adaptación escalonados según el tamaño de la empresa, de seis, nueve o doce meses. Lo que sí es seguro es la dirección: el formato digital pasará a ser la única opción válida, sin excepción por tamaño o sector.
Las claves del nuevo marco normativo
- Digitalización exclusiva: el registro deberá realizarse mediante software o terminal electrónico. El papel y las hojas de cálculo dejan de ser válidos, sin excepción.
- Inmutabilidad técnica: cualquier modificación del registro debe dejar un rastro digital inalterable, indicando quién hizo el cambio, cuándo y por qué motivo.
- Interoperabilidad con la Inspección: los sistemas deberán poder transmitir datos de forma remota, mediante un protocolo estandarizado, sin necesidad de visitas presenciales.
- Datos completos por jornada: entrada, salida, pausas y, cuando existan, horas extraordinarias y su forma de compensación, en salario o en descanso.
- Cómputo de desplazamientos: los trayectos entre clientes o centros de trabajo pasan a computar como tiempo de trabajo efectivo.
- Restricción de la biometría: se limita el uso de huella dactilar o reconocimiento facial cuando existan métodos menos invasivos disponibles.
- Régimen sancionador reforzado: las infracciones graves y muy graves se aplicarán por cada trabajador afectado, no por centro de trabajo como ocurre actualmente.
El cambio que más debería preocupar: el cálculo de las sanciones
Este es, probablemente, el punto que más debería acelerar la adaptación de cualquier empresa o despacho. Actualmente, las sanciones por incumplimiento del registro horario se aplican por centro de trabajo, con importes que oscilan entre 70€ en el grado leve mínimo y 7.500€ en el grado grave máximo, según el artículo 40.1 de la LISOS. Si además se detecta impago de horas extra o falsificación de los registros, la sanción puede alcanzar los 225.018€ en el grado muy grave.
Con la reforma en tramitación, este criterio cambia radicalmente: las sanciones graves y muy graves se calcularán por cada trabajador afectado. La diferencia práctica es enorme. Una empresa con 20 empleados que actualmente se enfrentaría a un máximo de 7.500€ por una infracción grave generalizada, pasaría a un riesgo potencial de hasta 150.000€. Para un despacho que gestiona decenas de empresas cliente, multiplicar este cálculo por cada una de ellas da una idea real de la magnitud del riesgo si los sistemas de sus clientes no están preparados.
Los datos que confirman que esto no es una amenaza teórica
La Inspección de Trabajo no ha esperado a que se publique el nuevo decreto para intensificar su actividad. En 2024, levantó 1.869 actas de infracción relacionadas con el registro horario, un incremento del 90,7% respecto a 2019, año en que la obligación entró en vigor. Las multas derivadas de estas actas alcanzaron 20,19 millones de euros solo en ese ejercicio. La tasa de sanción sobre empresas inspeccionadas se sitúa en torno al 20%: una de cada cinco empresas revisadas recibe una multa.
Los tribunales, además, ya han fijado criterios estrictos sobre qué se considera un registro válido. La Sentencia de la Audiencia Nacional 22/2022 rechazó como prueba válida un sistema de registro en papel, al considerarlo insuficiente para garantizar fiabilidad. Y la Sentencia de la Audiencia Nacional 4128/2023 impuso una multa de 187.515€ a una empresa por editar registros en Excel sin ningún sistema de trazabilidad que permitiera verificar los cambios. Estos antecedentes muestran que, aunque el decreto definitivo siga sin fecha confirmada, la jurisprudencia y la práctica inspectora ya tratan el Excel y el papel como sistemas de alto riesgo legal.
Lo que esto significa para un despacho laboral
Para una asesoría que gestiona decenas o cientos de empresas cliente, la pregunta no es solo si su propio sistema interno cumple la normativa, que probablemente sí. La pregunta es si puede garantizar, cliente por cliente, que cada empresa que gestiona tiene un sistema de registro horario conforme, y que los datos generados por ese sistema son coherentes con el resto de la información laboral de cada empleado.
Esto introduce una capa adicional de complejidad: no basta con que el cliente tenga un sistema de fichaje, hay que verificar que ese sistema está correctamente integrado con los datos que después se trasladan al cálculo de nómina. Una discrepancia entre las horas fichadas y las horas que constan en el sistema de gestión laboral es, precisamente, el tipo de incoherencia que puede convertirse en un error de cálculo, en una reclamación de un empleado por horas extra no abonadas, o en una incidencia detectada por la propia Inspección si decide cruzar ambas fuentes de información.
El primer punto de control antes de cualquier cálculo
Aquí es donde la calidad del dato se convierte en la primera línea de defensa. Antes de lanzar el cálculo de una nómina, conviene tener la certeza de que los datos base del empleado, contrato, antigüedad, situación de IRPF, datos contractuales relacionados con horas extra o sustituciones, están correctamente registrados y son coherentes entre sí.
LYA, el robot auditor de nómina diseñado para usuarios de Sage Laboral, cumple precisamente esta función: revisa más de 40 puntos críticos de la base de datos de empleados antes de que se calcule la nómina, y genera un informe claro con alertas y errores para que el equipo pueda corregirlos antes del cierre. En un contexto donde la trazabilidad y la coherencia de los datos van a ser objeto de un escrutinio cada vez mayor por parte de la Inspección, contar con un sistema que detecta automáticamente las inconsistencias deja de ser una mejora operativa y se convierte en una capa de seguridad jurídica.
En paralelo, disponer de una plataforma donde la información del empleado esté centralizada y accesible, tanto para el despacho como para el cliente final, facilita enormemente la respuesta ante una posible inspección. Hub HR permite mantener la documentación y los datos de cada empleado organizados y accesibles desde cualquier lugar, algo especialmente valioso cuando la normativa exige que estos registros estén disponibles de forma inmediata, ya sea para el propio trabajador, sus representantes legales o la Inspección de Trabajo.
Qué hacer mientras el decreto sigue en tramitación
La recomendación de fondo, y en la que coinciden todas las fuentes especializadas en la materia, es no esperar a que el Real Decreto se publique definitivamente en el BOE para empezar a adaptarse. Migrar a un sistema digital con trazabilidad ahora, mientras el decreto sigue en tramitación, da margen para formar al equipo, detectar incidencias en un entorno de menor presión, y llegar al momento de la entrada en vigor con el sistema ya rodado, en lugar de empezar la adaptación bajo la presión de un plazo legal de veinte días.
Para un despacho laboral, esto significa también revisar, cliente a cliente, el estado real de sus sistemas de fichaje, y empezar a preparar, junto con cada empresa, la transición hacia sistemas que ya cumplan con los requisitos previsibles del nuevo marco: digitalización completa, trazabilidad de cualquier modificación, y conservación garantizada durante un mínimo de cuatro años.
Conclusión
La digitalización del registro horario no es una opción a futuro, es una transición que ya está en marcha, respaldada por sentencias firmes y por un aumento sostenido de la actividad inspectora. Los despachos que se anticipen ahora, con sistemas que garanticen tanto el fichaje como la coherencia de los datos que de él derivan, evitarán tanto las sanciones del régimen actual como la presión de última hora cuando el decreto definitivo entre en vigor.
